Gestion des données personnelles
La présente Politique de gestion des données personnelles (ci-après la « Politique ») décrit la manière dont Sames (ci-après « nous », « notre » ou « nos »), en tant que Responsable de traitement, collecte, traite, utilise et protège les données personnelles de ses utilisateurs, clients, fournisseurs, employés et de tout autre interlocuteur (ci-après « vous » ou « vos »), conformément aux réglementations applicables, notamment la Loi Informatique et Libertés (LIL) de 1978, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), ainsi que toute autre législation en matière de protection des données personnelles.
Cette politique ne s’applique pas aux sites internet ou applications tiers pouvant être mentionnés sur le site internet de Sames.
1. Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?
Une donnée personnelle (« Donnée Personnelle ») est une information permettant d’identifier une personne physique (« Personne »), soit directement (ex. : nom et prénom), soit indirectement (ex. : numéro de téléphone, adresse e-mail, numéro d’identification, données de localisation, voix, image, adresse IP, etc.).
2. Pourquoi utilisons-nous vos Données Personnelles ?
Le tableau ci-dessous indique les finalités (objectifs) pour lesquelles vos Données Personnelles sont collectées et, pour chacune d’elles, la base légale permettant de légitimer le traitement ainsi que les catégories de données concernées.
|
FINALITÉS |
BASE LÉGALE |
TYPE DE DONNÉES |
|
Se conformer aux obligations sociales, légales et réglementaires qui nous incombent. |
Le traitement est nécessaire pour respecter les obligations légales auxquelles nous sommes soumis (par ex. : communiquer ou répondre à des demandes légales ou réglementaires émanant d’autorités judiciaires ou administratives).
|
• Données d’identification • Données techniques (ex. : adresse IP, données de navigation, cookies, données de géolocalisation, etc.) Toute donnée communiquée par l’utilisateur dans une correspondance. |
|
Répondre aux demandes et questions que vous pouvez soumettre via le Site et, plus généralement, gérer notre relation avec les visiteurs du site internet.
|
Le traitement est effectué sur la base de notre intérêt légitime à assurer une communication efficace avec les visiteurs de notre site internet. |
• Données d’identification • Toute donnée communiquée par l’utilisateur dans une correspondance.
|
|
Améliorer nos services et notre site internet (notifications, mises à jour, amélioration et personnalisation de votre expérience utilisateur).
|
Le traitement est effectué sur la base de notre intérêt légitime à optimiser nos outils et solutions afin de mieux satisfaire les visiteurs de notre site internet, nos clients et nos prospects.
|
• Données d’identification • Données techniques (ex. : adresse IP, données de navigation, cookies, données de géolocalisation, etc.) • Toute donnée communiquée par l’utilisateur dans une correspondance.
|
|
Gérer tout litige potentiel ou réel avec vous ou des tiers.
|
Le traitement est effectué sur la base de notre intérêt légitime à défendre nos intérêts, y compris dans le cadre de procédures judiciaires.
|
• Données d’identification • Données techniques (ex. : adresse IP, données de navigation, cookies, données de géolocalisation, etc.) • Toute donnée communiquée par l’utilisateur dans une correspondance.
|
|
Gestion du compte client (gestion des commandes, paiements, facturation, assistance technique et service après-vente, recouvrement, etc.) |
Le traitement est effectué dans le cadre de l’exécution d’un contrat.
|
• Données d’identification (nom, prénom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail, etc.) • Données financières : données de paiement, informations de carte bancaire, etc. |
|
Établir des statistiques et mesures d’audience
|
Le traitement est effectué avec votre consentement lorsque la loi l’exige.
|
• Le traitement est effectué avec votre consentement lorsque la loi l’exige. |
|
Envois publicitaires et suivi des utilisateurs à des fins marketing
|
Le traitement est effectué sur la base de votre consentement.
|
• Identité : société, coordonnées • Objet de la demande (si vous utilisez le formulaire de contact) |
Dans certains cas, la fourniture de vos Données Personnelles est obligatoire, faute de quoi nous ne pourrons pas vous fournir les services et informations demandés. Par exemple, si vous nous contactez via le site Web, vous devrez nous communiquer votre adresse e-mail afin que nous puissions vous répondre.
Dans tous les cas, nous vous informerons lorsque la fourniture de vos Données Personnelles est obligatoire.
3. Avec qui partageons-nous vos Données Personnelles ?
Dans le cadre de nos activités de traitement, nous pouvons communiquer vos Données Personnelles aux destinataires suivants :
- Aux membres de notre personnel ou personnel sous-traitant qui doivent les traiter. Selon la finalité poursuivie, elles ne seront communiquées, en tout ou partie, qu’aux personnes dûment habilitées dans les services concernés.
- Aux prestataires et sous-traitants intervenant dans la fourniture de produits et services (tels que les prestataires de paiement, services d’expédition, hébergeurs, prestataires informatiques (site Web) et autres partenaires de confiance pour faciliter nos opérations commerciales et marketing).
- Aux autorités financières et judiciaires, arbitres et médiateurs, organismes publics et administrations, sur demande et dans la limite de ce que permet la loi.
- Aux parties prenantes en cas de litige : avocats, experts, compagnies d’assurance, etc.
Quel que soit le destinataire, nous ne divulguons vos Données Personnelles que lorsqu’il en a strictement besoin et uniquement dans la mesure nécessaire à l’accomplissement des finalités décrites dans la présente Politique.
Nous sensibilisons l’ensemble de nos collaborateurs à l’importance de la protection des données personnelles et mettons en œuvre toutes les mesures nécessaires pour préserver et sécuriser les informations qui nous sont confiées.
Nous ne vendons, ne louons et ne partageons pas vos Données Personnelles à des fins commerciales, sauf si nous disposons de votre consentement préalable ou si la loi nous y oblige.
4. Transférons-nous des données en dehors de l’Espace Économique Européen ?
En règle générale, nous stockons toutes les Données Personnelles au sein de l’Union européenne (UE) et de l’Espace Économique Européen (EEE). Toutefois, dans le cadre de nos activités internationales, il peut être nécessaire de transférer certaines Données Personnelles hors du pays où elles ont été collectées, par exemple pour permettre à certains de nos fournisseurs d’y accéder afin d’exécuter un contrat ou une commande.
Certains de ces pays peuvent se situer en dehors de l’UE et de l’EEE. Dans ce cas, nous mettons en place des garanties appropriées pour assurer un niveau de protection adéquat des données transférées, par exemple en signant les clauses contractuelles types de l’UE avec l’importateur de données, ou en prenant toute autre mesure garantissant ce niveau de protection conformément au droit européen.
5. Combien de temps conservons-nous vos Données Personnelles ?
Vos Données Personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, conformément aux délais légaux et réglementaires.
Elles sont archivées selon les prescriptions légales en matière de limitations et de durées de conservation.
En d’autres termes, ces durées varient selon les données traitées et les finalités poursuivies. Le tableau ci-dessous indique la durée de conservation appliquée à chaque finalité[1].
|
FINALITÉS |
DURÉE DE CONSERVATION DES DONNÉES |
|
Gestion du compte client (traitement des commandes, paiements, facturation, assistance technique et service après-vente, recouvrement, etc.) |
• Nous conserverons vos Données Personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
|
|
Répondre aux demandes et questions que vous pouvez soumettre via le Site et, plus largement, gérer nos relations avec les clients, fournisseurs et visiteurs du Site
|
• Nous conserverons vos Données Personnelles pendant une durée maximale de 12 mois à compter du dernier contact initié par vos soins. |
|
Améliorer nos services et notre site internet (notifications, mises à jour, amélioration et personnalisation de votre expérience en tant que client, fournisseur ou visiteur du Site)
|
• Nous conserverons vos Données Personnelles pendant une durée maximale de 12 mois, étant entendu que, dans la plupart des cas, vos Données Personnelles seront agrégées peu de temps après leur collecte sous forme de statistiques ne permettant plus de vous identifier. |
|
Respecter les obligations légales et réglementaires qui nous sont applicables
|
• Nous conserverons vos Données Personnelles tant que nous sommes soumis aux obligations légales ou réglementaires pertinentes. |
|
Gérer tout litige potentiel ou réel avec vous ou avec des tiers
|
• Nous conserverons vos Données Personnelles jusqu’à l’épuisement de toutes les voies de recours légales |
|
Établir des statistiques et mesures d’audience |
• Nous conserverons vos Données Personnelles pendant une durée maximale de 25 mois. • La durée de vie des traceurs (utilisés pour mesurer l’audience) est de 13 mois.[2] |
|
Répondre à une candidature spontanée que vous nous avez envoyée ou à une offre d’emploi
|
• Nous conserverons vos Données Personnelles conformément aux délais de prescription légaux et aux durées de conservation applicables, ainsi qu’aux recommandations de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés). [3]. |
Dans tous les cas, à l’expiration de la durée applicable, nous supprimons vos Données Personnelles ou les anonymisons de manière irréversible afin qu’elles ne permettent plus de vous identifier.
6. Quels sont vos droits ?
Conformément au cadre légal applicable en matière de protection des données, et en particulier au RGPD, vous disposez des droits suivants : droit à l’information, droit au consentement, droit d’opposition, droit d’accès et de rectification, droit à la limitation, droit à la portabilité[4].
7. Comment exercer vos droits ?
Pour exercer vos droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées indiquées à la section 10 (« Comment pouvez-vous nous contacter ? »).
Pour traiter votre demande de manière efficace, nous pouvons être amenés à vous demander des informations supplémentaires afin de confirmer votre identité et/ou faciliter la localisation des Données Personnelles concernées.
Veuillez noter que certains droits sont soumis à des conditions particulières prévues par la loi. Si votre situation ne répond pas à ces conditions, nous pourrions ne pas être en mesure de satisfaire votre demande. Dans ce cas, nous vous expliquerons les raisons de notre refus.
Dans tous les cas, vous pouvez déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (« CNIL »).
Nous ne procédons à aucun profilage dans le cadre de nos activités.
De plus, lorsque vous avez donné votre consentement au traitement de vos Données Personnelles, vous pouvez le retirer à tout moment. Enfin, si une violation de Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés est détectée, vous en serez informé dans les meilleurs délais.
8. Cookies et technologies similaires
Nous utilisons des cookies et technologies similaires pour recueillir des informations sur votre utilisation de nos services. Pour en savoir plus, consultez notre Politique de cookies.
9. Modification de la présente Politique
Nous nous réservons le droit de modifier cette Politique à tout moment en fonction des besoins de l’entreprise ou des évolutions législatives et réglementaires. Les modifications seront publiées sur notre site Web et prendront effet immédiatement dès leur mise en ligne. Nous vous invitons à consulter régulièrement cette Politique.
10. Comment pouvez-vous nous contacter ?
Pour toute question ou demande relative au traitement de vos Données Personnelles dans le cadre de cette Politique, y compris l’exercice de vos droits détaillés ci-dessus, vous pouvez nous contacter par e-mail à l’adresse suivante : privacy@exel-industries.com
[1] Pour connaître les catégories de données concernées, veuillez vous référer au tableau de la section 3.
[2] « Cookies : solutions pour les outils de mesure d’audience » CNI : disponible ici
[3] Fiche pratique recrutement n°9 « Combien de temps sont conservées les données collectées à des fins de recrutement ? » (notamment le tableau page 52) disponible ici